Jakie wydatki nie mogą być kosztem firmowym?
13.11.2017
13.11.2017
Kosztem uzyskania przychodu jest każdy koszt, który został poniesiony w celu osiągnięcia przychodu, bądź też zabezpieczenia, lub zachowania źródła przychodów. Ustawodawca nie podaje konkretnej definicji zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów, można jednak stwierdzić, iż w praktyce oznacza to wydatki, które zostały poniesione w celu zagwarantowania ciągłości funkcjonowania działalności gospodarczej, by mogła generować przychody w przyszłości. Wszelkie wydatki poniesione w innym celu nie mogą stanowić kosztów podatkowych. Koszt może zostać zakwestionowany, jeśli będzie miał charakter pozorny, czyli zostanie poniesiony wyłącznie w celu jego uzyskania, lecz nie będzie de facto związany z prowadzoną działalnością. Warto również pamiętać o tym, by sprawdzić, czy koszt nie został wymieniony w przepisach podatkowych jako wydatek wyłączony z możliwości zaksięgowania go jako kosztu firmy.
Dla każdego przedsiębiorcy istotne jest, jakich kosztów nie może on zaliczyć do kosztów mających wpływ na uzyskany przychód. W ustawie znajduje się katalog wydatków, które niezależnie od tego, w jakim celu zostały poniesione, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Są to:
Środki trwałe to majątek firmy, którego wartość przekracza 3500 zł, i który będzie użytkowany dłużej niż rok. Do środków trwałych zaliczymy na przykład maszyny, urządzenia, środki transportu lub żywy inwentarz. Koszty nabycia środków trwałych nie będą bezpośrednio zaliczane do kosztów firmy.
Ważne, aby pamiętać, że nie można zaliczyć do kosztów podatkowych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych zakupionych z dotacji, dopłat, subwencji. W takich przypadkach odpisy amortyzacyjne nie będą kosztem w części, którą pokryła dotacja.
Kosztem nie będą zaliczki, które przedsiębiorca wpłacił na poczet dostawy, usługi lub towaru, które nie zostały wykonane, bądź dostarczone. Nie będzie nim także strata spowodowana przepadkiem tejże zaliczki, np. z powodu bankructwa kontrahenta. Zaliczka staje się kosztem tylko w przypadku dokonania całkowitej płatności za wykonaną usługę czy zakupiony towar.
Jeśli przedsiębiorca posiada zaległe zobowiązania finansowe i w związku z nimi musi ponieść dodatkowe wydatki (np. z tytułów egzekucyjnych), to nie może on tych nakładów zaliczyć do kosztu firmowego. Może jednak włączyć do nich opłacenie prawnika, którego wynajmie do obrony jego interesów w postępowaniu sądowym, np. w celu odzyskania należności od kontrahentów.
Kosztami firmowymi nie będą grzywny oraz kary pieniężne, a także inne opłaty tego typu, takie jak kary umowne czy odsetki karne. Mowa o wszystkich opłatach wynikłych na skutek postępowań karnych, karno-skarbowych, administracyjnych itp. Do tej grupy zaliczymy także kary umowne i odszkodowania z tytułu:
Według ustawy do kosztów nie zaliczymy pracy własnej podatnika, jego małoletnich dzieci oraz małżonka lub małżonki. Jest to sytuacja analogiczna, jak w przypadku kosztów wytworzenia środka trwałego.
Co do zasady wszelkie wyjazdy służbowe mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Powinien zostać jednak spełniony podstawowy warunek. Wyjazd musi wiązać się z prowadzoną działalnością. Będzie tak, jeśli jedziemy do kontrahenta, który ma biuro w innym mieście, na targ albo na wystawę. Chodzi o przypadki, w których jesteśmy w stanie udokumentować (np. przedstawiając podpisaną umowę z kontrahentem), że nasz wyjazd miał charakter służbowy. Rzecz jasna do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć wyjazdów wakacyjnych i urlopowych.
Wszelkie szkolenia, które podnoszą kwalifikacje przedsiębiorcy lub jego pracowników, i są związane z przedmiotem prowadzonej działalności, mogą być zakwalifikowane jako koszt. Przykładem jest należność za szkolenie z obsługi programu graficznego, na które zapisze się grafik komputerowy. Jeśli jednak ten sam grafik będzie chciał odbyć szkolenie z zakresu księgowości, to opłata za kurs nie będzie kwalifikowana jako koszt firmowy.
Przedsiębiorca nie może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów składek na rzecz organizacji, do których przynależność nie jest obowiązkowa.
Wierzytelności nieściągalne nie stanowią kosztów uzyskania przychodu. Wyjątkiem będą takie należności, które zostały zarachowane jako przychód należny (np. wierzytelności z tytułu wystawionych faktur, które przedsiębiorca ma obowiązek wykazać jako przychód, nawet, jeżeli wierzytelności tych w rzeczywistości nie otrzymał), a ich nieściągalność została właściwie udokumentowana (np. postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela za odpowiadające stanowi faktycznemu, wydanym przez właściwy organ egzekucyjny).
Jeśli nie jesteśmy pewni, czy dany wydatek zalicza się do tych, które mogą być kosztami uzyskania przychodu, możemy skorzystać z pomocy specjalistów. Łatwo bowiem stracić orientację w gąszczu zawiłych przepisów podatkowych. Stanowią one jednak wyzwanie dla nowoczesnych, prężnie działających przedsiębiorców, którzy stawiają sobie za punkt honoru samodzielne prowadzenie księgowości. Warto zatem zgłębić tajniki przepisów podatkowych, by czerpać satysfakcję z rozliczania przychodów oraz wydatków prowadzonej działalności.
Elivo / Marketing i biznes
Polecane artykuły
01.10.2021
Jednym z poważniejszych dylematów, osoby, która myśli o rozpoczęciu swojego biznesu są obowiązki rejestrowe związane z indywidualną działalnością gospodarczą. Prowadzenie księgowości, sprawozdawczość podatkowa oraz konieczność płacenia składek ZUS — to jedne z podstawowych obowiązków. Szczęśliwie, już od 2018 roku, młody przedsiębiorca może rozpocząć swoją działalność bez wymienionych ciężarów administracyjnych.
czytaj dalej30.09.2021
Jeżeli jesteś przedsiębiorcą lub zamierzasz nim zostać w przyszłości, powinieneś wiedzieć co nie co o instytucji Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i obowiązkowych składkach, które będziesz odprowadzać z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej. Dowiedz się, ile wynoszą obowiązkowe składki ZUS, kto musi je opłacać i jakie świadczenia przysługują płatnikom.
czytaj dalej10.09.2021
Podatek VAT to rodzaj pośredniego podatku dochodowego, który swego czasu miał zastąpić nawet PIT. Tak się nie stało, a VAT został dodatkowym obciążeniem dochodów pracowniczych, z tą różnicą, że zamiast przy wynagrodzeniu, pobierany jest od zakupionych dóbr konsumpcyjnych, stąd informacja na paragonie — PTU, czyli Podatek od Towarów i Usług.
czytaj dalej